[ 導讀 ] 用手機可以遠程登錄查看檔案庫房的溫度、濕度、防火防盜情況，一旦指數超標，系統會自動撥打庫房負責人的手機號碼發出警報。如此智能的檔案安全管理“物聯網”是如何搭建的？

用手機可以遠程登錄查看檔案庫房的溫度、濕度、防火防盜情況，一旦指數超標，系統會自動撥打庫房負責人的手機號碼發出警報。如此智能的檔案安全管理“物聯網”是如何搭建的？

　　近日，記者對常熟檔案部門的高科技安全管理模式進行了探訪。據了解，今年下半年，常熟檔案部門在全國率先建立的“檔案安全實時監測系統”就將升級到2.0版本，從平面數據監測“進化”到實時視頻監測。而他們創立的檔案安全管理體系也已成為全國樣板。

　　“蘭網”，即“檔案安全實時監測系統”，可對檔案館庫房內的溫度、濕度等進行實時檢測。“蘭網”的重要組成部分是一個淡黃色的小鐵盒。鐵盒集溫度檢測器、濕度檢測器、煙霧探測、光電浸水檢測器、紅外檢測器于一身。承擔著數據收集和信息反饋的重要職責。

　　目前

　　將物聯網技術運用到檔案安全管理中，常熟市檔案局是全國首家。該系統可將檔案庫房與電腦、手機聯網，與檔案管理人員聯網，實現管理人員與檔案間的“人與物交流”。一旦檢測數值中有一項超標，系統就會報警，自動撥打庫房負責人電話。

　　將來

　　常熟的“蘭網”已進入2.0升級時代。今年下半年，將在“蘭網”原本數據監測的基礎上，增加視頻監測功能。屆時，用3G手機就能看到庫房的畫面。

　　打造一雙安全“眼”

　　檔案庫房24小時電子監測

　　“檔案安全實時監測系統”，有另外一個好聽的名字叫“蘭網”。常熟市檔案局法規宣教科科長丁耀琪告訴記者，在檔案安全保管中，最重要的就是“防高溫”、“防潮”、“防火”、“防盜”。傳統的檔案安全保管方式，是檔案庫房管理人員每天記錄庫房的溫度、濕度情況，形成臺賬。人工操作的弊端就在于無法永久處于“監控”狀態之下，而檔案的安全保護則是缺失一分鐘都有可能形成事故隱患。

　　“蘭網”則不同，它就像一張永不停息的安全大網，將常熟各個檔案庫房都置于不間斷的保護中。在常熟市檔案局辦公室，記者在電腦上輸入一個網址，一張監控頁面立即出現在眼前。點開頁面左側的“虞山鎮檔案室”鏈接，虞山鎮檔案館庫房內的實時溫度、濕度以及各項檢測器的運行狀況馬上“跳”了出來，一目了然。丁耀琪指著界面上的數據掏出手機說：“這些數值中只要有一項超標，系統就會報警，自動撥打庫房負責人和我的手機，我們就能第一時間到場處理。 ”

　　讓這一切得以實現的，僅僅是此刻正靜靜守護在虞山鎮檔案館庫房墻壁上淡黃色的小鐵盒。鐵盒體積不大，卻集溫度檢測器、濕度檢測器、煙霧探測、光電[FS:PAGE]浸水檢測器、紅外檢測器于一身。作為“蘭網”的重要組成部分，它承擔著數據收集和信息反饋的重要職責。而“蘭網”本身則通過WiFi、RF無線傳輸、傳感器、嵌入式智能、3G通信、實時數據交換等多種技術，將檔案庫房與電腦、手機聯網，與檔案管理人員聯網，實現了管理人員與檔案間的“人與物交流”。“蘭網”的應用，標志著蘇州檔案安全管理邁入物聯網時代。丁耀琪告訴記者，將物聯網技術運用到檔案安全管理中，常熟市檔案局是全國首家。當全國其他檔案管理部門才開始著手進行這方面探索的時候，常熟的“蘭網”已經進入2.0升級時代。據了解，今年下半年，常熟檔案部門將在“蘭網”原本數據監測的基礎上，增加視頻監測功能。到時，用3G手機能看到的就不僅僅是冷冰冰的數據，而是活生生的畫面了。

　　“拎”出一條安全鏈16家涉及民生重點單位一級監管

　　2007年，一位常熟市民的申訴引發了常熟檔案部門對自身檔案行政監管模式的思考。

　　該市民因在勞動就業管理部門查詢不到完整的個人檔案而向常熟市檔案局申訴。按照當時的管理模式，個人檔案并不在檔案局業務指導范圍之內。但普通市民的反復申訴，“逼”著常熟檔案部門詰問自身三個問題：為什么不事前依法對個人檔案范疇進行監管呢？檔案局行政監督必須按業務指導范圍嗎？業務指導就是行政監管嗎？正是這三個問題，問出了“縣域檔案分類監管”的新模式。

　　丁耀琪告訴記者，常熟有近1000個檔案管理單位，包括國家機關、事業單位、群團、社區、企業，檔案數量巨大，種類繁多。按照原先的監管模式，檔案部門對所有的單位都“一碗水端平”。平均施力造成檔案業務考評轟轟烈烈，甚至家庭檔案也成了指導檢查內容，而社會重要檔案安全管理卻未能給予足夠的關注。

　　經過兩年多研究，常熟檔案部門提出“縣域地方檔案分類監管”的研究課題，并列入了2009年江蘇省檔案局科研計劃中。如今，檔案分類監管已經在常熟鋪開實施。丁耀琪說，所謂分類監管，就是將行政區域內對國家和社會有保存價值的檔案，進行分類、分級、分層的差別化管理方法。常熟全市范圍的檔案分成一級重點監管、二級重點監管、一般監管、分級監管四級不同的監管級別和層次，明晰了不同監管級別的具體措施和方法。

　　其中，一級重點監管范圍有16家，包含綜合檔案館、城建檔案館、公安、法院、國土、房產、社保、婚姻、交通等關系國計民生的檔案管理部門。這樣的分類方式打破了原有業務指導的范疇，在監管體制上突破了原有的行政體制。[FS:PAGE]

　　丁耀琪舉例說，例如社保檔案，原本是下設在勞動部門的檔案單位。級別不高，檔案卻很重要。因此在分類監管中，便“越級”成為一級重點監管單位。在分類管理中，檔案管理單位所擁有的檔案數量、與公共安全相關的緊密程度成為分類的重要依據，從而能將有限的檔案安全監管力量集中到重點的檔案管理上。

　　如果說“蘭網”是檔案安全管理的“千里眼、順風耳”，那么分級監管模式則讓原本平面鋪開的檔案監管“收縮”出一根管理鏈條，拎好這條安全鏈，就為整個常熟檔案安全管理網絡拎住了“主心骨”。

　　健全一套安全體系

　　監督審計貫通檔案“收集、保管、利用”

　　在分類監管基礎上，一套涵蓋了從收集、保管到利用的檔案安全管理體系得以更有效的推行。

　　庫房保管是檔案安全管理體系的重要組成部分，常熟檔案部門針對一、二級重點監管單位實施了新的保管措施，包括制訂“突發事件應急救援預案”、重要檔案數字化異質異地備份、填報“常熟市重點監管檔案登記備案表”、檔案安全專項檢查等。丁耀琪告訴記者，僅一份“重點監管檔案登記備案表”就包含82個要素內容，大到損害事故追責，小到庫房滅火器有效使用期，都需要詳細記錄在案。

　　同時，“檔案監督審計”的新方法使常熟檔案部門把以前并不重視的檔案收集和利用也納入安全管理體系的范疇。丁耀琪說，通過“檔案監督審計”，檔案管理中最重要、最有難度的收集工作和安全保管工作有了精細化的審核、統計、核算，歸檔率、準確率等系列數據，再加上盤庫情況，外借檔案歸還情況等指標，一個檔案管理單位的安全管理水平和可能存在的安全隱患就能得到較全面的反映。

　　丁耀琪說，“檔案監督審計”是繁瑣但必需的工作。每次審計前都要制定方案，詳細列出審計內容、理由和審計人員。審計結束后形成結論，對發現的問題要求被審計單位進行答復。如果檔案管理單位的審計結果不合格，還要接受處罰。

　　今年5月30日，“全國檔案管理與服務創新優秀案例”頒獎儀式上，常熟市檔案局“縣域檔案安全體系建設”入圍全國30例創新案例，獲得優秀創新案例獎，成為全省唯一獲全國創新獎的縣級檔案局。在近日召開的全國檔案科技成果推廣會上，檔案安全管理體系建設成果廣受好評。丁耀琪說，接下來，他們還將在檔案出借、查閱方面引進更多高科技，進一步完善檔案安全管理體系。

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