TrackITSolutions的TrackFile文件追蹤系統
華夏物聯網訊:當文件流經各個處理步驟時,RFID收集的數據可用于追蹤文件處理進展,如文件進入處理流程或管理人員批準某份契約。如果管理人員在系統里查找某份文件時,Ragib解釋稱,文件的處理記錄可按時間順序顯示。
契約各階段審批的處理時間可以與系統存儲的平均處理時間相對比,這樣,如果發現某份文件在某個流程的滯留時間超過預期,工作人員可進行干涉。每份文件的平均處理步驟為5-6步,Ragib稱。如果文件處理過程中錯過一個步驟,管理人員也會收到警報。“系統安裝之前”他稱,“管理人員無法了解到哪個處理步驟花費過多時間”。
在安裝這套系統之前,Ragib和TrackIT于2009年2月開展一個可行性測試,并于去年7月實施這套系統。系統基于微軟BizTalkEnterpriseSuite,采用了28臺摩托羅拉XR480固定RFID閱讀器。閱讀器覆蓋7層建筑物的主要區域,安裝在大樓的進出口,包括停車場入口。閱讀器安裝在34間辦公室進出口或近通路及底座上。
另外,SLRB還采用20臺桌面閱讀器,但Ragib拒絕透露項目采用閱讀器和標簽的型號。處理員工將文件帶到辦公桌時,立即讀取RFID標簽。這套系統接著升級特定文件的位置。當文件移到另一桌時,工人再次采用桌面閱讀器讀取標簽。文件粘附性標簽含RFID嵌體,正面打印有SLRBLOGO,粘貼在文件夾正下方。
據Ragib稱,這套系統的主要收益是工作流管理的提高。SLRB曾考慮過采用條碼掃描系統,最終選擇RFID是希望消除人工參與,從而避免失誤。員工幾乎不需要培訓就可以采用這套新系統,管理人員則要求接受TrackIT工作流管理軟件的培訓。
SLRB計劃將這套系統與國家身份證系統相對應,智能身份卡存儲個人數據,如姓名和生日日期。一旦與文件追蹤相聯系,個人信息將自動傳送到文件追蹤系統,消除了數據輸入過程中可能產生的錯誤。
除此外,SLRB局還計劃對辦公室存儲的200,000文件進行貼標,項目的時間框架還沒有設置好,Ragib稱。
SLRB局不是唯一采用RFID追蹤文件的機構。沙迦美國大學和其它十幾所大學在畢業證書里采用標簽,確保文件的有效性,及加快注冊流程。
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